Bilgi işçileri için üretkenlik takibi: neyi kaydet, neyi yok say

Bir ay boyunca koltukta geçirdiğin süreyi takip ettin. Toplam saygıdeğerdi, trend çizgisi düzdü ve sayılar sana üzerinde harekete geçebileceğin hiçbir şey söylemedi. Bazı haftalar gerçek iş çıkardığını hissettin. Bazı haftalar dokuz saat ekrana baktın ve neredeyse hiçbir şey teslim etmedin. Takipçin ikisini ayırmıyordu.

İşin bilgi işiyse, önemli olan değişken odak kalitesidir, kaydedilen saatler değil. Çoğu üretkenlik aracı, kolay ölçülebilen şeyleri optimize eder, ki bu da genellikle çıktıyı öngörmeyen şeyler demektir. Bu yazı bunların yerine neyi takip edeceğin, neyi yok sayacağın ve dört ila altı hafta dürüst veri biriktiğinde örüntülerin nasıl göründüğü hakkında. Geliştiriciler, tasarımcılar, yazarlar, kurucular, danışmanlar, analistler için yazıldı.

Neyi takip etmeli

Dört alan, artı bir tane isteğe bağlı. Hiçbiri egzotik değil. İş kombinasyonda.

Odak, 1 ile 7 arası bir skalada

Başlık metriği. Diğer hiçbir sayıdan daha çok, gerçek işin için günün nasıl geçtiğini sana anlatan tek sayı.

Bir skala alanı kur, 1 ile 7 arası, istersen yarım adımlarla ama tam sayılar daha temiz. Günde iki kere kaydet. Bir kere öğlen, bir kere günün sonunda. İki okuma birden iyidir çünkü gün genellikle bir şekle sahiptir ve tek bir okuma onu düzleştirir.

Başlamadan önce 1 ile 7’nin nasıl hissettirdiğine dair iki üç cümle yaz. 7, iki saat boyunca başka hiçbir şey fark etmediğin bir oturumdur. 1, dizüstünü kapatıp ileri taşıdığın tek bir şey bile söyleyemediğin bir oturumdur. Bu çapalar olmadan birinci haftanın 5’i ile altıncı haftanın 5’i karşılaştırılabilir olmaz.

Enerji, 1 ile 7 arası bir skalada

Odağı en güvenilir şekilde açıklayan girdi. Odak çıktıysa, enerji onu şekillendiren yukarı akış değişkenidir. İlişkiyi birkaç hafta içinde göreceksin.

Aynı skala, aynı şekil. Odakla aynı iki anda kaydet. İki skalayı aynı anlara çapalamak çiftin sonradan analiz edilmesini mümkün kılar.

Enerji günlüğünün mekaniğini ayrıntılı olarak gün boyu enerjini nasıl takip edersin yazısında ele aldık. İki okuma, gün içindeki salınımı yakalamak için asgaridir. Üç tamam. Dört bir yük gibi hissettirmeye başlar.

Uyku, saat olarak

Çoğu insan için odak konusunda en güçlü ertesi gün öngörücüsü. Dün geceki saatler bir satırda, bu sabahın odağı bir sonrakinde, ve birkaç hafta üzerinden bir karşılaştırma genellikle net bir uçurum gösterir.

Bir sayı alanı kur, birim “saat”. Sabah, uyandıktan sonra kaydet, o geceki uykun bitmiş ve dürüst bir sayı koyabiliyorsun. “Yaklaşık 7 saat, iki kez kısa süre uyandım” 7’ye yuvarlanır. Fazla düşünme.

Saat fazla klinik geliyorsa, uyku kalitesi için 1 ile 7 arası bir skala da çalışır. Ertesi gün odakla ilişki her halükarda ortaya çıkar. Bu spesifik çifti uyku odağı nasıl etkiler yazısında parçaladık.

Derin çalışma saatleri, sayı olarak

Günün sonunda üretken hissetmekle gerçekten korele olan çıktı ölçüsü.

Bir derin çalışma saati, kesintisiz, tek görevli, en yüksek bilişsel yükünü isteyen iş üzerinde geçen bir saattir. Zor bir modülü kodlamak. Zorlu bir bölümü yazmak. Ertelediğin teklifi hazırlamak. “Düzenleyicide geçen saatler” ya da “Slack dışındaki saatler” değildir. Önemli olan iş üzerinde geçen tek görevli zamandır.

Günün sonunda bir sayı kaydet. Çoğu gün 0 ile 4 arasında olacak. 6 saatlik bir gün nadirdir ve genellikle saat 18’de seni boş bırakır. 0 saatlik bir gün düşündüğünden daha sık olur ve bunu bilmek değerlidir. Sayı hafif bir öz değerlendirme olacak. Bu sorun değil: önemli olan haftalar boyu trenddir.

İsteğe bağlı: kahve fincanları, sayı olarak

Bilgi işçisi üretkenliğinde en çok tartışılan değişken, genellikle insanların sandığından daha az etkili. Bir ay takip edersen, odakla bağlantı genellikle uyku veya enerjiyle bağlantısından daha zayıftır. Gerçek bir ilişkiden şüpheleniyorsan kaydetmeye değer; tüketimin sabitse atlanabilir.

Toplam beş alan, dördü zorunlu. Günde iki dakika, alışkanlık olunca daha az.

Neyi takip etmemeli

Dürüst süzgeç. Bunlar bilgi işçisi üretkenlik araçlarının bayıldığı ve çıktının büyük ölçüde yok saydığı şeyler.

• Toplam çalışma saatleri. Gürültülü ve gerçek işin 4-5 saatini aştıktan sonra çıktıyla korelasyonsuz. Bunları takip etmek günü uzatmayı ödüllendirir, geliştirmeyi değil.
• Toplantı sayısı. Bağlam olarak yararlı (6 toplantılı bir Çarşamba, 1 toplantılı olandan yapısal olarak farklıdır) ama optimize edilecek metrik değil. Hedef “daha az toplantı” değil. Hedef “toplantılara rağmen yeterli derin çalışma saatleri”.
• Gönderilen Slack mesajları. Kibir. Hızlı yanıt vermek iş değildir.
• Tamamlanan görevler. Biletleri küçültmeyi teşvik eder. Ürünü ileri taşıyan iki bilet, hiçbir şeyi kıpırdatmayan ondan iyidir.
• Pomodorolar. Bir yöntemdir, bir ölçü değil. Pomodorolar sana odaklanmada yardımcı oluyorsa kullan. Sayısını kaydetmek tekniği anlatır, işi değil.
• Kod satırları, yazılan kelimeler, kaydedilen dosyalar. Yüzey, derinlik değil.

Bunlardan birini kolay ölçüldüğü için takip etmeye yelteniyorsan, uyarı budur. Kolay ölçülmek yararlı olmakla aynı şey değildir.

Dört ila altı haftada göreceğin örüntüler

Bir aylık tutarlı günlük tutma, ince olmayan üç dört örüntüyle birlikte birkaç ince örüntü de üretir. İlginç olanlar, kabaca güvenilirlik sırasıyla.

Gün boyunca odak eğrin

Sabahtan akşama odağının şekli. Çoğu insanın iki üç saat süren bir tepesi, bir yerde bir çukuru ve bir toparlanma ya da sönüşü vardır. Şekil senin ve sandığından daha kararlıdır. Günde iki kayıttan üç hafta sonra öğlen ve gün sonu ortalamaların yerine oturmaya başlar ve aralarındaki fark hikâyenin büyük bölümünü anlatır.

Bu, gün boyu enerjini nasıl takip edersin yazısında ayrıntılı incelenen örüntünün aynısı. Enerji ve odak genellikle bir eğriyi paylaşır, odak kesintilere biraz daha duyarlı ve mutlak saate biraz daha az duyarlıdır.

Uyku ile ertesi gün odak ilişkisi

Kişisel verilerde en temiz ertesi gün çifti. 7 saat veya üzeri uykudan sonraki günler, 6 saatten azın ardından gelen günlere göre 1 ile 2 puan daha yüksek bir odak puanı gösterir. Aralık hafta içi genellikle hafta sonundan daha geniştir, çünkü hafta sonu odağını tamamen farklı şeyler şekillendirir. Ayrıntıları uyku odağı nasıl etkiler yazısında ele aldık.

Bu çiftin özellikle bilgi işçileri için önemli olmasının nedeni: odak senin darboğazın ve uyku, onu anlamlı biçimde kaydıran en kolay değiştirilebilir girdi.

Hafta günü örüntüleri

Pazartesi odağı ile Perşembe odağı çoğu zaman farklı şekillere sahiptir. Pazartesi birçok insanda daha düşüktür, kısmen hafta sonu toparlanma örüntüleri yüzünden, kısmen haftanın yapısı henüz kristalleşmediği için. Cuma öğleden sonraları yüksek (basınç boşalıyor) ya da düşük (haftanın açığı dipliyor) gidebilir ve hangisi olduğun kendi temponla ilgili faydalı bir şey söyler.

Altı hafta sonra hafta gününe göre odak ortalamanı al ve grafiğe bak. Farklar genellikle 7’lik bir skalada 0,5 ile 1,5 puan arasıdır, bu da etrafını planlamaya yetecek kadardır.

Derin çalışma saatleri ile gün sonu enerji ilişkisi

Genellikle ters. 6 saatlik bir derin çalışma günü seni boş bırakır. 1 saatlik bir gün, akşam 6’da iyi ama bazen belirsiz şekilde tatminsiz bırakır. Örüntü “daha çok derin çalışma kötü” değildir. “Derin çalışma pahalıdır ve pahalı olmak işe yaramasının bir parçasıdır” örüntüsüdür.

Maliyeti bilmek toparlanmayı planlamana yardımcı olur. Ağır bir Salı genellikle daha hafif bir Çarşamba demektir. Bunun tersini iddia etmek seni ay boyunca yakar.

Mevsimsel ve yapısal kaymalar

Bunlar sonra ortaya çıkar. Üç ay içinde Kasım odak tabanının Haziran’dan daha düşük olduğunu, ya da büyük bir lansmandan sonraki haftaların daha düşük enerjide gittiğini fark edebilirsin. Bunlar örüntünün kırılması değil; hayatının beş alandan daha fazla girdisi olduğunu yansıtan örüntüdür.

Veriyle ne yapmalı

Örüntüler senin yerine karar vermez. Verdiğin kararların kalitesini değiştirir.

Yüksek odak saatlerini koru

Verilerin 9 ile 12 arasında tutarlı bir tepe gösteriyorsa, onu savun. Durum toplantılarını öğleden sonraya it. Yapabildiğinde 10’daki aramayı geri çevir. Tepe bir kişilik özelliği değildir; sayılarında görünen sonlu bir kaynaktır.

Düşük saatlerinle savaşmayı bırak

Saat 15 sürekli 3 okuyorsa, kahve ve irade gücüyle savaşmaya devam edebilir ya da zor bilişsel işi öne çekip 15’in daha sığ işler için olduğunu kabul edebilirsin. Çoğu hafta kabul etmek savaşmaktan ucuza gelir.

Kötü günleri önce uykuya bakmadan kahveye veya iradeye atfetmeyi bırak

En sık yapılan hata. Düşük odaklı bir gün yaşadın, suçu ikinci kahveye, ağır akşam yemeğine ya da azim eksikliğine atıyorsun. Verilerin, dört hafta sonra, defalarca uykuyu işaret edecek. Egzotik girdiye uzanmadan önce belli girdiyi kontrol et.

Takvim yoğunluğunu gerçek verilere göre yeniden müzakere et

“Çok fazla toplantım var” bir histir. “Salı günleri altı haftada ortalama 0,8 derin çalışma saatim oldu, Perşembe günleri 3,1; Salı’da 5 toplantı varken Perşembe’de 1 var” bir dava. Veri argüman değildir. Zaten yapacağın argümanın arkasındaki kanıttır.

Uzun süreli bir düşüş fark ettiğinde neyin değiştiğini sor

Odak ya da enerjide iki haftalık bir düşüş sistemin bozulması değildir. Sistemin bir girdiyi yansıtmasıdır. Yeni proje, yeni yönetici, gürültülü bir komşu, kötü uyuyan bir çocuk, mevsim değişikliği. Veri sana dışarı bakmanı söylüyor, başka bir üretkenlik uygulaması eklemeni değil.

Freelancer ve kurucu özel durumu

Kendi adına çalışıyorsan, daha fazla özerklik takibin daha az değil, daha çok önemli olduğu anlamına gelir.

Örüntülerini fark edecek tek kişi sensin. Kimse çıktını, toplantı yoğunluğunu, Perşembe çöküşlerini izlemiyor. Veriyi yazmazsan, örüntüler yalnızca izlenim olarak yaşar ve izlenimler kayar.

Kararlarının da daha fazla kaldıracı vardır. Kendi takvimini sen kurarsın. İyi bilinen bir odak eğrisi, Salı günü ne yapacağına karar veren bir kurucu için, Salı’yı zaten kontrol etmeyen bir çalışan için olduğundan daha değerlidir. Maliyet günde iki dakika; getiri ise kendi verimine daha net bakarak alınan kararlar.

Yönetici görüşmeleri ve birebirler

Bir yöneticin varsa, veri belirli konuşmaları da kolaylaştırır.

“En iyi 9 ile 12 arasındayım” bir görüştür. “En iyi 9 ile 12 arasındayım; işte sabah ortalamamın 5,8, öğleden sonra ortalamamın 4,2 olduğunu gösteren altı haftalık odak verisi” bir pozisyondur. Aynı şey, yinelenen toplantıları kaydırmayı istemek, bloklu odak süresi talep etmek ya da belirli bir projenin neden öncekinden daha yavaş gittiğini açıklamak için de geçerlidir.

Veriyi paylaşmak zorunda değilsin. Sahip olduğun gerçeği bile kendi işinden nasıl bahsettiğini değiştirir. Konuşmayı tercihten gözleme taşır ve iyi yöneticiler gözleme genellikle daha ciddi yaklaşır.

SSS

Proje bazlı çıktıyı, mesela Proje A’ya karşı Proje B saatlerini takip etmeli miyim?

Bazen, ve kaba kategoriler ince kategorilere üstündür. Üç ile beş seçenekli bir kategorik alan (“müşteri işi / iç / yazma / diğer”) günde bir kez, odağının çoğunu kim aldıysa kaydetmek yeterlidir. Proje bazlı zaman çizelgeleri iki hafta içinde çöker çünkü kaydın kendisi işe dönüşür.

Saatimin nereye gittiğini takip eden ekran süresi uygulamaları?

Farklı araç, farklı iş. Ekran süresi uygulamaları sana zamanının nereye gittiğini söyler. Loggr sana nasıl hissettirdiğini ve neyi ileri taşıdığını söyler. İkisi de yararlı; biri diğerinin yerine geçmez. Tek başına ekran süresi koltukta geçen sürenin düştüğü tuzağa düşer: nitelik boyutu olmayan bir sayım.

Bunu yöneticimle paylaşmalı mıyım?

Senin kararın. Veri senin. Bazı yöneticiler buna bayılır, bazıları rahatsız olur, bazıları ilgili görünür ama aslında sayılarını değil projeyi bilmek ister. Güvenli bir örüntü: ham veriyi gizli tut, sonuçları zaten yapacağın bir talebi desteklediğinde paylaş.

Örüntülere güvenmem ne kadar sürer?

Günlük metrikler için dört hafta, trendler için iki ila üç ay. Birinci hafta kalibrasyondur; 5 ile 8’in nasıl hissettirdiğini çözerken skalan kayar. Dördüncü haftaya kadar gün içi salınım ve uyku ilişkisi genellikle görünür. Üçüncü aya kadar hafta günü ve mevsimsel örüntüler daha kolay okunur.

Odaklanmam günden güne neredeyse hiç değişmiyorsa?

İki akla yatkın açıklama. İşin yeterince sıkı yapılandırılmış ki odak çoğunlukla dış etkenlerce belirleniyor ve günlük değişim gerçekten küçük. Ya da günlüğün kayıyor ve aynı sayı farklı gerçeklikleri maskeliyor. İlki sorun değil; ikincisi skala için daha iyi çapalar yazılarak düzelir.

Kahve veya yemeği takip etmem gerekir mi?

Hayır. Dört alanlık çekirdek başlamak için yeterli. Kahveyi gerçek bir etkiden şüpheleniyor ve test etmek istiyorsan eklemeye değer. Yemek veri yoğundur ve bırakması kolaydır; ucuz bir versiyon kategorik bir öğle yemeği alanıdır (hafif, normal, ağır) ve yalnızca ilk dört alan kararlıyken eklenir.

Önemli noktalar

• Bilgi işi için koltukta geçen süre yanlış sayıdır. Onun yerine odak, enerji, uyku ve derin çalışma saatlerini takip et.
• 1 ile 7 skalasında odak, öğlen ve gün sonunda kaydedilerek, başlık metriğidir. Aynı skalada aynı anlarda enerji en güçlü yukarı akış girdisidir.
• Saat olarak uyku çoğu insanda odak için en güçlü ertesi gün öngörücüsüdür. Derin çalışma saatleri, üretken hissetmekle gerçekten korele olan çıktı ölçüsüdür.
• Toplam çalışma saatleri, toplantı sayısı, Slack hacmi, tamamlanan görevler ve pomodoro sayısını yok say. Kolay ölçülmek yararlı olmakla aynı değildir.
• Dört ila altı haftalık günlük tutma odak eğrini, uyku-ertesi-gün-odak ilişkisini, hafta günü örüntülerini ve ağır derin çalışma günlerinin maliyetini yüzeye çıkarır.
• Tepe saatlerini koru, düşüklerle savaşmayı bırak, kahve ya da iradeyi suçlamadan önce uykuyu kontrol et ve takvim yoğunluğunu gerçek sayılarla yeniden müzakere et.
• Freelancer ve kurucular için takip daha çok önemlidir, daha az değil. Senin örüntülerini başka kimse senin yerine fark etmeyecek.

Yarın dene

En küçük yararlı versiyon: yarın sabah Loggr’ı aç ve üç alan ekle. 1 ile 7 skalasında odak. 1 ile 7 skalasında enerji. Saat olarak uyku. Öğlen ve akşam 6 için birer hatırlatıcı kur. Başka hiçbir şey değiştirmeden dört hafta kaydet.

Dördüncü haftanın sonunda hafta günü görünümünü aç ve odak grafiğine bak. Örüntülerin belirginleşmeye başladığı yer ve haftan hakkında verdiğin kararların tahmin olmaktan çıktığı yer orasıdır.